P rzeprowadzenie audytu narzędzi, z których korzystasz w firmie, może być ważnym krokiem, by zoptymalizować pracę. Upewnisz się, że inwestujesz w technologie, które rzeczywiście wspierają rozwój Twojego biznesu. Oto krok po kroku, jak przeprowadzić taki audyt:
Krok 1: Zbierz informacje o obecnie używanych narzędziach
Zacznij od sporządzenia listy wszystkich narzędzi i aplikacji, z których korzystasz. Zapisz, jakie funkcje spełniają te narzędzia w ramach Twojej działalności, do czego ich używasz. To mogą być programy do zarządzania projektami, narzędzia do komunikacji, aplikacje do księgowości, do analizy danych, platformy social media itp.
Przykładowe aplikacje:
- zarządzanie projektami i zadaniami: Asana, Trello, Notion, Monday.com, Todoist
- komunikacja z klientami: Slack, Zoom, Intercom, Gmail
- social media: Instagram, Facebook, LinkedIn, X, TikTok, Youtube, aplikacje do napisów, aplikacje do edycji filmów i zdjęć
- zarządzanie social mediami: Meta Business, Hootsuite, Buffer, Sprout Social
- finanse i księgowość: iFirma, wFirma, Excel, FreshBooks, aplikacja banku
- zarządzanie czasem: Rescue Time, Toggl, TimeCamp
- organizacja i przechowywanie dokumentów: Google Drive, Dropbox, OneDrive
Krok 2: Oceń użyteczność i skuteczność każdego narzędzia
Dla każdego narzędzia na Twojej liście zadaj sobie następujące pytania:
- Jak często używam tego narzędzia? Czy jest to coś, bez czego nie mogę się obyć codziennie, czy może raczej rzadko używane rozwiązanie?
- Czy narzędzie to spełnia moje oczekiwania? Czy jest wystarczająco funkcjonalne i czy pomaga mi osiągać założone cele?
- Jakie są koszty związane z tym narzędziem? Czy korzyści, które otrzymuję z jego używania, przewyższają koszty?
- Czy istnieją narzędzia, które mogą zaoferować więcej za mniejsze pieniądze?
- Jakie są opinie innych użytkowników i ekspertów na temat tego narzędzia? Czy są lepsze alternatywy na rynku?
Krok 3: Porównaj narzędzia, które spełniają to samo zadanie
- Czy funkcje niektórych narzędzi się dublują?
- Jaki jest koszt danego narzędzia (miesięcznie/ rocznie)?
- Czy istnieją tańsze lub bardziej efektywne alternatywy na rynku?
- Czy można połączyć niektóre narzędzia w jedno, które oferuje wszystkie potrzebne funkcje?
- Czy możesz zrezygnować z narzędzi, które są zbędne lub rzadko używane?
Krok 4: Wymiana i połączenie narzędzi
- Jakie kroki musisz podjąć, aby usunąć lub zastąpić narzędzia?
- Czy można przenieść to, co już masz w jednej aplikacji do innej? Czy jest możliwa integracja z innymi narzędziami?
- Czy chcesz przetestować jakieś narzędzia? Jakie? Na co zwrócisz uwagę?
- Jakie szkolenia lub zasoby będą Ci potrzebne, aby wprowadzić nową aplikację?
TIP: Poszukaj działu pomocy na stronie wybranej aplikacij – jestem pewna, że znajdziesz tam potrzebny tutorial
Czasem najprostsze rozwiązania dają najlepsze efekty, dlatego kalendarz w telefonie czy kartka i długopis to też dobre rozwiązanie. Ważne, żeby pasowało Tobie!
Krok 5*: Zbierz narzędzia w jedno miejsce
Kiedy już wiesz, z jakich narzędzi korzystasz, zbierz wszystko w jedno miejsce. Zapisz, np. w dokumencie tekstowym, nazwę narzędzia, do czego służy, ile kosztuje. Warto też dodać linki do stron z dokumentacją/ pomocą, żeby łatwo odnaleźć w razie potrzeby. Ja dodaję jeszcze link do pliku, gdzie zapisuję loginy i hasła do danych aplikacji (plik też jest chroniony hasłem, żeby było bezpieczniej ;)), a z czasem uzupełniam też kolumnę Uwagi, żeby zapisać, jeśli jakiejś funkcji mi brakuje.
Dobrze jest mieć zebrane wszystko razem, żeby przy kolejnym przeglądzie lub kiedy przyjdzie pora opłaty za kolejny miesiac czy rok – móc wybrać najlepiej pasującą nam opcję.
Przeprowadzenie takiego audytu pozwoli Ci nie tylko zoptymalizować koszty i poprawić efektywność pracy, ale także upewnić się, że korzystasz z narzędzi, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twoim i Twojej marki. Powodzenia!
Chcesz rozwijać swoją firmę, ale brakuje Ci czasu na bieżące sprawy? Techniczna strona biznesu Cię przeraża i szukasz kogoś, kto Ci w tym pomoże? A może pracujesz po 12h dziennie i po prostu potrzebujesz czasu na odpoczynek? Pomogę Ci odzyskać czas. Sprawdź szczegóły i napisz do mnie, czego potrzebujesz, a na pewno znajdziemy rozwiązanie.
Grafika główna stworzona przez AI ChatGPT: Dall-E: Kobieta trzyma iPhone 13Pro a na telefonie widać różne aplikacje. Utrzymaj ciepłe barwy obrazu
0 komentarzy